En kontorsflytt mäts inte i kubikmeter. Den mäts i hur många arbetstimmar företaget förlorar. Ett kontor med tjugo anställda som står stilla en dag kostar mer i utebliven produktion än vad hela flytten kostar att köpa in.
Därför handlar planeringen om en enda sak: att personalen ska kunna sätta sig ner och arbeta på måndag morgon. Så här lägger vi upp det.
Tidsplanen från beslut till första arbetsmorgonen
Så snart beslutet är taget
Kontrollera uppsägningstiden i hyresavtalet. För lokaler är den ofta betydligt längre än för en bostad, och den avgör hela tidsplanen. Utse samtidigt en projektägare internt, någon som får fatta beslut om pengar utan att fråga uppåt varje gång.
Tre månader före
Beställ internet och fiber till den nya lokalen. Leveranstiderna mäts i veckor, inte dagar, och det är den vanligaste orsaken till att en kontorsflytt spricker. Gå igenom den nya planlösningen: var varje avdelning ska sitta, hur många arbetsplatser som ryms och vad som behöver kompletteras.
Sex veckor före
Inventera. Boka flyttfirma. Bestäm om flytten ska ske på kvällstid eller över en helg. Säg upp eller flytta abonnemang och avtal: larm, kaffemaskin, kopiator, städ, växtservice, post.
Tre till fyra veckor före
Beställ kartonger och märkmaterial, sätt zonschemat och informera kunder och leverantörer om ny adress. Adressändra hos Bolagsverket och Skatteverket, och gå igenom fakturamallar, hemsida, Google-profil, skyltning och visitkort.
Veckan före
Alla packar sitt eget skrivbord. Arkiv och sekretessmaterial packas och förseglas. IT tar en backup och verifierar att den går att läsa tillbaka. Sista genomgången med hyresvärden i den gamla lokalen om städ- och återställningskrav.
Flyttdygnet
Nedmontering, transport, uppställning, IT-test. I den ordningen, utan att kapa steg.
Första arbetsmorgonen
En person tar emot, visar var man sitter och samlar in felanmälningar. Checklistan finns längst ner i den här guiden.
Inventering och märkning
Inventeringen är det steg som flest hoppar över och som sparar mest pengar. Gå rum för rum och besluta för varje möbel: följer med, magasineras eller avvecklas. Det är billigare att avveckla ett skåp i Sundsvall än att betala för att köra det till den nya lokalen och sedan ställa det i ett förråd.
Märkningen ska vara klar innan första kartongen packas:
- En färg per avdelning och ett nummer per rum i den nya lokalen. Sätt upp planritningen med färgerna vid entrén i båda lokalerna.
- Märk kartongerna på kortsidan. I en stapel är det bara den som syns.
- Personliga lådor med namn och rumsnummer. Var och en packar sitt eget skrivbord senast en bestämd dag. Det som inte är packat den dagen flyttas inte.
- Fotografera kabelhärvor bakom skärmar och under bord innan något kopplas ur. Fem sekunder med telefonen sparar tjugo minuter per arbetsplats.
- Samla nycklar, passerkort och larmkoder hos en person och lämna över dem kvitterat.
IT och servrar
IT är den kritiska stigen. Nästan allt annat går att justera i efterhand, men en trasig uppkoppling stoppar hela kontoret.
- Nya lokalen först. Nät, wifi, skrivare, kortläsare och larm ska vara installerade och testade innan något flyttas dit.
- Servrar och rack monteras ner sist i den gamla lokalen och sätts upp först i den nya. Ta en backup och kontrollera att den går att läsa tillbaka innan något skruvas loss. Märk varje port och varje kabel.
- Telefoni och växel flyttas i förväg eller hänvisas under flyttdygnet, så att kunder som ringer får ett svar.
- Bygg en dag 1-zon. Några arbetsplatser, ett mötesrum och en skrivare som garanterat fungerar först. Resten kan landa under veckan.
Har ni en extern IT-leverantör ska den vara bokad på plats under uppställningen, inte bara nåbar på telefon.
Arkiv och sekretessmaterial
Pärmar, personakter, avtal och räkenskapsmaterial är den del av en kontorsflytt som kan bli ett verkligt problem, inte bara ett irritationsmoment.
- Rensa inte i en flyttlåda. Räkenskapsmaterial och personuppgifter har egna krav på hur länge de ska sparas och hur de ska skyddas. Ta det beslutet tillsammans med er redovisningsbyrå eller den som är ansvarig hos er, inte klockan sju på en fredagskväll.
- Försegla och kvittera. Sekretesslådor märks, förseglas och räknas vid lastning och vid lossning. En namngiven person ansvarar för dem.
- Ingen mellanlagring i öppna utrymmen. Arkivmaterial ska gå direkt från lokal till lokal, inte stå i en trapphusgång eller på en lastkaj över natten.
- Det som ska bort ska förstöras, inte slängas i containern. Boka säker dokumentdestruktion i god tid.
Kväll, helg eller vardag
De flesta kontorsflyttar vi gör börjar på fredagseftermiddagen. Nedmontering när sista personen gått, transport och uppställning under lördagen, IT-test på söndagen och personal på plats vid färdiga skrivbord på måndag morgon.
Ett par lokala saker påverkar tidsplanen i Sundsvall:
- Datumparkering gäller i tätorten klockan 00–16. Efter klockan 16 får bilen stå på båda sidor om gatan är tillräckligt bred. Kvällslastning är alltså ofta enklare än lastning mitt på dagen.
- Storgatan mellan Strandgatan och Nybrogatan är gågata året om, men transport av gods till en adress på gågatan är undantagen. Vi får köra dit, i gångfart.
- Ska bilen stå längre än ett halvt dygn på gatan krävs polistillstånd. Dispens från lokala trafikföreskrifter kostar 970 kronor och ska sökas minst fem arbetsdagar i förväg.
- Hiss är inte självklart i Stenstan. Byggreglerna kräver hiss först vid nybyggnad över två våningsplan, och kvarteren i centrala Sundsvall byggdes långt dessförinnan. Kontrollera hiss, trapphus och portmått i båda lokalerna innan tidsplanen sätts, inte under flytten.
- Vintertid behöver lastvägen skottas och sandas och golven skyddas. Vi tar med mattor, men någon behöver ha beställt snöröjningen.
Vem hos er behöver vara med
En kontorsflytt kräver färre personer än man tror, men rätt personer:
- Projektägaren med mandat att fatta beslut om kostnader.
- IT-ansvarig, intern eller extern, med i planeringen från dag ett.
- Kontors- eller fastighetsansvarig som håller kontakten med båda hyresvärdarna.
- En kontaktperson per avdelning som ansvarar för sin färg i zonschemat och för att alla på avdelningen har packat.
- Någon som informerar — personal, kunder, leverantörer, adressändringar och skyltning.
Fler behövs inte. Fler inblandade i en kontorsflytt gör mest att tidsplanen blir otydlig.
Checklista för första arbetsmorgonen
- Internet, wifi och nätverk testade med riktiga datorer, inte bara med lampor som lyser
- Telefoni och växel svarar på rätt nummer
- Skrivare och kopiator installerade på allas datorer
- Passerkort, larmkoder och nycklar utdelade och testade
- Kaffe, pausrum och förbrukningsvaror på plats
- Skyltning vid entré och postmottagning ordnad
- Mötesrum uppställda och bokningsbara
- En utsedd person som tar emot, visar runt och samlar in felanmälningar
- Gamla lokalen städad, besiktigad och nycklarna återlämnade
Glöm inte den gamla lokalen
Hyresavtalet kräver nästan alltid att lokalen lämnas städad, och ofta återställd i fråga om väggar, kablage och skyltar. Vi gör flyttstädning och kontorsstädning med samma personal som gör flytten, vilket betyder att ingen hos er behöver samordna två leverantörer under samma dygn. Det som inte ska med kan magasineras eller forslas bort.
Ska ni flytta kontor?
Vi lämnar fast pris innan jobbet börjar, är försäkrade hos Länsförsäkringar och godkända för F-skatt, och svarar på förfrågningar inom ett dygn. RUT-avdraget gäller privatpersoner och inte företag, så en offert för en kontorsflytt ser annorlunda ut — prata med er redovisningsbyrå om hur kostnaden hanteras hos er. Ring 070-778 14 03, så går vi igenom lokalerna, tidsplanen och vilket dygn som fungerar bäst för er verksamhet.
